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事務職の中でも人気職種である秘書のお仕事♡

秘書の仕事内容は多岐にわたり、専門性の高い仕事のため、さまざまなスキルアップができるお仕事です。

秘書の1日のスケジュールは、その日の上司の予定によって変化しますが、業務範囲が広いため、1日があっという間に終わります。

そこで今回は、秘書の1日のスケジュールをご紹介しますので是非参考にチェックしてくださいね☺💕

秘書の1日のスケジュール

秘書の1日のスケジュール

①8~9時頃出社

秘書は仕事が始まる30分前には会社に到着します。

また上司よりも先に出社します。

パソコンを立ち上げたり、コーヒーを入れたり、夜中に届いたメールチェック、一日のスケジュールをチェックして仕事の段取りを確認します。

②9時始業開始

スケジュール管理後、上司にスケジュールを伝えます。

また来客応対など対応するため、会議に備えて会議室準備と、前日に完成させた最終確認を行います。

③10時~来客応対やメールの返信など

スケジュール管理が終わるとメールの返信します。

秘書のメール数は膨大なので、少ない日でも100通を下回る事はありません。

自分宛のメールはもちろんのこと、上司宛でも秘書が返信できる内容であれば秘書が代わりに返信します。

秘書のメール返信業務は、メールが来れば随時発生するので、就業中はずっと行っている業務です。

  • 来客があればお客様をお迎えして、応接室にご案内、お茶出し、片付けをする
  • 上司へのアポ依頼や社内の打ち合わせ日程調整など、ひっきりなしに電話がかかってくるので応対する
  • 空き時間があれば、郵便物の整理や名刺の整理など、アウトボックスに出された執務資料を整理する

④12時お昼休み

お昼休憩です。会社によっては社食のスペースもありますので、秘書同士でこの時間にストレス解消♪

上司が外食をされない場合は、上司の好みに合わせたお昼ご飯を手配して、お昼休みにあわせて食事を出します。

女子の体調管理の一環として、きっちりお昼休みをとれるように配慮するのも秘書のお仕事です。

会社によっては社食のスペースもあったりしますので、

⑤13時~就業開始 上司と打ち合わせ

ランチ後、午前中に処理したメールや電話などのうち上司に急ぎ行ってもらう仕事を報告することから始めます。

他にも判断を仰ぎたいことを伺ったり、仕事の進歩を報告したり、時には上司に提出してもらいたい書類を督促したりもします。

上司は常に膨大な仕事を抱えているので、手早く必要な情報を伝えられるように、事前に話すポイントをまとめておきます。

⑥13時半~上司出席の会議に同席

上司が出席する社内会議もあるので、同席が求められれば出席します。

会議によっては議事録を取ったりもしますので、内容を頭に入れておきましょう。

⑦15時~上司の出張手配や運転手と打ち合わせ

会議が終了後、デスクに戻ります。

上司外出・出張予定の場合は、ホテルなどの手配や運転手さんにも連絡します。

上司が外出する場合は、上司が持参すべき招待状や資料、名刺をお渡ししてお見送りします。

⑧15時半~本格的なデスクワーク・書類作成や手配など

本格的なデスクワークが始まります。

  • 上司から頼まれた資料作り
  • 外部の方から依頼された資料の提供
  • 社内アポイントの調整
  • 他部署からの要請への対応

秘書のお仕事は多岐にわたるので、優先順位の高いものからどんどん片づけていき、日常業務を自発的に処理していきます。

⑨18時~明日の上司のスケジュール確認

明日の上司のスケジュール確認をして、明日の業務の流れをシミュレーションします。

  • 上司に事前に目を通していただくべき資料があればお渡しする
  • 上司へのアポ依頼があった場合は、お受けすべきか判断を仰ぎます

⑩18時半~残務処理

上司の執務室の片付けや使用した茶器などの洗い物をします

上司の指示事項の対応や1日でたまったメールの返信、出張手続きや会食の手配、会議室手配にプライベートなご依頼事項など、日中にこなせなかった仕事を片付けます。

⑪19時終業

これでお仕事がおわり。

秘書の1日のスケジュール~まとめ~

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いかがでしたでしょうか。

秘書は、上司のお仕事をサポ―トしてスケジュール管理や仕事の代行まで多岐にわたります。

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