秘書の仕事内容

秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などについて、上司が本来の仕事に専念できるように上司を補佐することです。

上司の身の回りの世話、清掃、日程表作成、出張手配、来客の取次ぎ、伝票作成、名刺の整理など、秘書の仕事内容は多岐にわたります。

そこで今回は、秘書の仕事内容をご紹介しますので参考にチェックしてくださいね。

1 秘書の日常業務の仕事内容
2 秘書の定型業務の仕事内容
3 秘書のお仕事をする上で必要なスキル
4 秘書の仕事内容～まとめ～
- 4.1 ❤秘書・受付になりたい方のおすすめ求人情報ランキング❤

秘書の日常業務の仕事内容

秘書の主な業務内容としては、上司が本来の仕事をスムーズにこなせるように、下記のような上司の身の回りの世話が中心となります。

来客などの接遇、電話での応対や取りつぎ
応接室などの環境作り
上司の関心事に関係する資料などの整理
お茶のサービス
会議室の手配や準備
スケジュールの管理
ビジネス文書や私文書の作成
上司あての文書の受け取り、分類
経理事務や交際の業務

①車の手配

上司が出勤・退社・外出の際に使用する車をいつまでもすぐに手配する必要があります。

そのため、運転手とは連絡を密にしておくのも秘書の仕事の一つです。

②お茶や食事のサービス

上司が出勤したときや仕事の合間、接客、会議のときなどは、お茶を出したり食事の手配をしたりします。

タイミングを考え、すみやかに行うことが大切です。

③健康への配慮

秘書がつくような上司は一般的に年配者が多く、しかも仕事は激務です。

秘書としては主治医の連絡先や上司の健康保険証の番号を控えておき、万が一の備えをしておくべきです。

また定期健康診断の受診日程を立てる必要もあります。

④出納処理

上司の交際費、例えば取引先との飲食による接待費、ゴルフコンペの参加費やゴルフ場のビジター料金、冠婚葬祭の祝い金や香典、新築祝いや開店祝いなど、経理上の処理をします。

その際は、いつ、誰と、どこで、何かをしたかなどを明らかにする証拠として、領収書などの証憑書類を保存して、明細を記入した所定の伝票に添付して経理課へ提出しなければなりません。

⑤私的な交際事務を手伝う

上司の友人・知人との私的な交際について、事務面で手伝うことも秘書の仕事です。

日程の管理や出欠の返事、会費の払い込みなど、さまざまなつきあいがある上司は忘れることもあるでしょうから、よく気を配って事務処理することが必要です。

⑤税金申告のデーター整理

上司個人が行う税金の申告に必要な証憑書類などを、項目別に整理しておかなくてはなりません。

秘書の定型業務の仕事内容

①部屋の管理

机の上の整理や会議室・応接室の整頓などがあります。

前の来客に出した茶碗が残っていたり、灰皿が汚れたままになっていたりしないように気を配ります。

②日程の管理

会議、来客や面会者その面談、出張・外出・社外の人とのアポイントメントなど、上司の日程を管理します。

③来客への接遇

お客様の取次ぎや案内、お茶のサービスなど、不快を与えないように応対しましょう。

④電話の応対

上司あてにかかってくる電話、上司のかける電話の取次ぎのほか、さまざまな連絡や問い合わせ、上司が不在時の応対と報告などがあります。

秘書のお仕事をする上で必要なスキル

秘書のお仕事は、パソコンで文書作成やメール、情報収集することが多いので、パソコンを使えることは必須です。

また外国人のお客様や取引先が多い場合には、英語などの外国語能力も必須になります。

秘書は複数の仕事を同時にこなすことも多いので、臨機応変に行動して、機転が利くことも必要になります。

秘書の仕事内容～まとめ～

いかがでしたでしょうか。

秘書は上司の補佐役として、上司の仕事がスムーズに進むサポート業務全般を行います。

上司の不在時に、上司の個人的な処理事項が起こった場合は、上司の夫人に相談するとよいでしょう。

また上司の個人的なことを外部の人に聞かれても、原則として秘書は答える必要はありません。

秘書のお仕事に転職したい方、興味がある方、憧れている方などはこの機会に是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

秘書・受付のお仕事希望なら、派遣会社でも3～4社ほど登録することがおすすめ🎀

大手企業など今では、ほとんどが派遣社員になっており、派遣ならすぐに働けて高時給でもらえるのでおすすめです♪

ご紹介の依頼電話がきたり、毎日更新される受付求人情報をまめにチェックしたりエントリーすればスムーズに転職活動が進みます。

定期的に秘書や受付の募集がされているので是非チェックしてみてください💕

❤秘書・受付になりたい方のおすすめ求人情報ランキング❤

まずはたくさんの求人サイトや派遣会社に登録することをおすすめです💕

秘書・受付のお仕事はとても人気が高いの時期やタイミングもあり、いくつかの求人会社に登録することでスムーズにあなたの希望に合ったお仕事が決まります。

就職shop

『リクナビ』『リクルートエージェント』でお馴染み。
リクルートが運営する
既卒・フリーター向けの就職相談（求人紹介）サービスです(*^-^*)

♡就職ショップの求人口コミ♡

私は、受付の経験がありましたので、よりステップアップしたく外資企業の案件が多い就職ショップに登録しました♡

登録後、エントリーしたお仕事がタイミングも良かったのかすぐに紹介してくれて、1週間以内でお仕事が決まりました☺。

＞＞就職shopの公式詳細情報をみる↗

就職shop

▼特徴１：書類選考なし
履歴書で落とされることはありません。学歴や資格ではなく、人柄や意欲を評価する企業が集まっています。
「経験よりも人物に魅力を感じたい」「一から育てることでその可能性を大きく伸ばしたい」という想いの企業が集まっています。

▼特長２：企業は100％取材
ソフト面でのマッチングを重視しているので、応募者だけでなく、企業のこともしっかり理解しておく必要があります。
担当者が企業のこと、仕事内容を直接丁寧に取材。給与や職種のような基本的な情報だけでなく、
職場の雰囲気や具体的な働き方など、実際に働く風景が想像できるような情報を集めています。
（2017年4月現在、登録企業数は7,560社）

▼特徴３：幅広い職種での求人
一般的に若手で採用されやすい営業だけでなく、事務や企画、技術系の職種での募集も多数あります。
（営業は全体の約4割）だからこそ、経験の少ない若手に対してもベストマッチングを提供できます。

▼特徴４：成長でき、働きやすい、やりがいのある企業へ就職
採用意欲のある企業は業績が安定している企業であり、そういった会社に人柄・将来性で選んでもらえることは
就業後の“居心地の良さ”に直結します。単なる“人手”ではなく“会社の仲間”として働く充実感がそこにはあります。

▼特徴５：「4人に3人は正社員未経験」
結果として、それぞれに事情を抱えた人に多数ご相談いただいています。
そのほとんどは社会人としての経験もない方で、そういった方とのやり取りに実績があります。
（2017年4月現在、利用者数9.3万人突破）

秘書・受付嬢になりたいなら就職shopに登録しよう。✧♡

転職エージェントアクシスコンサルティング

受付秘書からコンサルトへの転職ならこちら♪

★☆アクシスコンサルティングはコンサルティング業界に強い転職エージェント☆★
約3000名の現役コンサルタント、10000名の転職志望者を支援した実績があります

♡転職エージェントアクシスコンサルティングの求人口コミ♡

以前は受付してましたが、高給料を求めてコンサルタントへ転職しました。

＞＞転職エージェントアクシスコンサルティングの登録ならこちらの公式サイト

転職エージェントアクシスコンサルティング

【ポイント1】非公開求人数非公開の求人は全体の77%を占めます。
コンサルティング業界との強いパイプにより、アクシスコンサルティングにしかない求人も…！
キャリアコンサルタントは、コンサルティング業界や
IT業界の出身者などで構成され、業界を熟知しています。【ポイント2】質の高いコンサルティング
リクルートキャリアが主催する「Most Valuable Agent」で、
2015-Spring MVAを受賞しています。

～❤受付嬢のおすすめ関連記事❤～