秘書のお仕事は、社長や役員、医師、政治家、弁護士などについて、上司が本来の仕事に専念できるように上司を補佐業務をします。
上司の身の回りの世話、清掃、日程表作成、出張手配、来客の取次ぎ、伝票作成、名刺の整理など、秘書の仕事内容は多岐にわたるので、自分は向いていないかもと不安を感じる方もいらっしゃるかと思います。
また上級秘書になると、誠実さ、素直さ、謙虚さ、明朗さなどのほかに、内面からにじみ出るパーソナリティにも、より高度なレベルが求められます。
そこで今回は、秘書の求められる人柄や向いてる人をまとめてみましたので是非参考にチェックしてくださいね☺💕
目次
信頼される秘書になるための人柄
①上司や周囲から信頼されること
秘書は上司から信頼されなければ、本来の仕事の遂行に支障をきたしかねません。
また、秘書が周囲から信頼されなければ、上司に批判の目が向けられることもあります。
そこで秘書には、感じのよい雰囲気をもち、内面的な美しさを心掛けることが求められます。
②内面的な美しさ
秘書として少しでもクオリティーの高い仕事をしようとする誠実な努力や研究心が周囲からの信頼を得る内面的な美しさを作り出します。
♡秘書にとってもっとも必要な資質・人柄♡
- 誠実、明朗、勤勉、忠実
- 几帳面で責任感がある
- ミスを素直に託びることができる
- 考え方に柔軟性があり、機転が利く
- 相手の立場に立てる思いやり、寛大さがある
- 沈着冷静
- ユーモアを解し、ウイットに富んだ会話ができる
- 仕事は正確で積極性がある
- 仕事を能率よくこなし、慎重さと行動的を臨機応変に対処できる
秘書として上司に信頼を得るために大切なこと
自分の立場を認識している
いかなる場合でも決定を下してはならないという限界をわきまえ、サポート役、助言者に徹すること。
さらにアドバイスしてよい場面、しないほうがよい場面を的確に判断して、その節目がどこかを理解できるように務めることです。
上司の全体像を理解する
上司を補佐するアシスト役としての信頼を受けるためには、上司のさまざまな横顔を知らなければなりません。
上司の仕事内容はもとより、人間関係や所属する団体、思想、信条、人間性、経歴、生活環境といった要素について、理解を深めておくことが大切です。
秘書に向いている人
①気が利く人
社長秘書というのは、口に出して言われなくても、相手が望むことを察して動ける人が向いています。
先回りして行動することは、秘書として大切なスキルの1つであり、相手が求めることを正確に見極めることが大切です。
どんな場合でも気を利かせた行動ができるような人は、秘書の適正があるといえます。
②柔軟性・几帳面な人
日々上司のスケジュールを管理したり、機密事項を取り扱うことのある秘書は、几帳面であることが求められます。
大雑把な性格の場合、機密事項の管理をきちんと取り扱うことが難しいので、秘書には向いていません。
秘書は、上司を補佐して効率よく活動できるように、対人業務や情報処理業務の面からアシストしなければなりません。
上司の身の回りの世話、清掃、日程表作成、出張手配、来客の取次ぎ、伝票作成、名刺の整理など、秘書の仕事内容は多岐にわたるお仕事を正確にこなすことが大切です。
また、急に重要な会議が入って、スケジュールが変更・キャンセルするなど、イレギュラーな事態にも対応する能力が求められます。
そのため、融通が利かない人や頑固な人よりも、いつでも臨機応変に立ち回れる柔軟性を持っている人の方が、秘書として向いています✨
上司の“縁の下の力持ち”的な存在になることが大切です。
③サポート役に徹することができる
社長秘書はあくまでも上司のサポートする存在なので、謙虚さを忘れないことが大切です。
仕事上では、自分の好みでつきあう人を選ぶことはできません。たとえ苦手なタイプや気むずかしい相手であっても、柔軟に自分を合わせられる感情のコントロールが必要になります。
また常に冷静さを失わず、納得できなくても気持ちを飲み込んで処置にあたれる大きな人間性も求められます。
あくまでも社長の仕事をサポートするのが秘書の役割なので、自分を優先させるのではなく、社長が喜ぶことにやりがいを見だせる人が社長に向いています。
④明るくて健康な人
どんなに事務処理能力や語学に優れた秘書であっても、毎日暗い表情でボソボソ話すような人であれば、一緒に仕事をしたくないと思うはず。
社長というのは、大きな責任を抱えており、疲労困憊することもあるので、秘書が明るく笑顔でいれば、気分良く仕事に打ち込むことができます。
またしばしば体調を崩したり、急に休んだりしては、上司にも同僚にも迷惑をかけます。
心身ともに健康を維持することが、大切です。
秘書の求められる人柄や向いてる人～まとめ～
いかがでしたでしょうか。
秘書のお仕事は、スキル以外にも、誠実さ、素直さ、謙虚さ、明朗さなどのほかに、内面からにじみ出るパーソナリティにも、より高度なレベルが求められます。
上司を補佐し、どのような状況でも、すばやく機敏かつ適切に処置する能力が求められます。
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