秘書になるには♡必要なスキルなど

オフィス系のお仕事でも人気職種の秘書のお仕事♡

秘書のお仕事は、社長や役員、医師、政治家、弁護士などについて、上司が本来の仕事に専念できるように上司を補佐業務をします。

上司の身の回りの世話、清掃、日程表作成、出張手配、来客の取次ぎ、伝票作成、名刺の整理など、秘書の仕事内容は多岐にわたります。

1 秘書になるには
2 秘書になるための必要なスキル
- 2.1 学ぶ姿勢をもって教養を身につける
- 2.2 秘書は知識を補いアンテナを広げる
3 秘書の中途採用の場合
4 秘書に求められる能力～上司の補佐役となる
5 秘書になるには～まとめ～
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秘書になるには

秘書になる方法は様々あり、特別な必要はありません。

秘書が活躍できる場の代表的なものが一般企業で社長や役員などの重役に対してサポートします。

短大や大学を卒業後、未経験として秘書に就職するケースもありますが、秘書の場合は即戦力が求められるケースが多いです。

ほとんどの場合は、新入社員を秘書として採用することは少なく、事務担当社として入社します。他の部署で数年経験を積んでから、本人の希望と適正が認められて秘書になるケースが一般的です。

また最近では、秘書業務に必要なスキルのある即戦力として、大手企業の秘書も派遣社員で入社する方も多く、派遣社員の後に正社員になれるのも魅力的です💕

もちろん、新卒の方でも大学などで秘書科を学んだり、秘書検定の資格をとって派遣会社に登録する方もいらっしゃいます。

秘書になるための必要なスキル

秘書のお仕事は、パソコンで文書作成やメール、情報収集することが多いので、パソコンを使えることは必須です。

また外国人のお客様や取引先が多い場合には、英語などの外国語能力も必須になります。

秘書は複数の仕事を同時にこなすことも多いので、臨機応変に行動して、機転が利くことも必要になります。

「雑用」を押しつけられるようなイメージを持ちがちですが、秘書に任されるという事は、上司からの信頼の証でもあります。

秘書は、毎日の仕事を通じて自分を向上させていくことができます。

また自分が誰かのために役立っていると感じることができる職業としての自信と誇りをもち、常に自己研鑽する努力を怠ってはいけません。

企業の秘書以外には、弁護士事務所や病院、政治家、大学教授などの秘書になる方もいます。その場合は、基本的な秘書スキルとは別に専門的な知識も必要となり、実務経験の有無を問われることもあります。

学ぶ姿勢をもって教養を身につける

秘書のお仕事は、学問的な事柄に限らず、音楽、絵画、映画、文学、茶道、生け花など広い意味での教養を養います。

学歴に関係なく、学ぶ姿勢や努力する意欲があれば身につける知性といえるでしょう。

仕事に直接結びつかなくても、豊かな教養は人格の成熟を促します。

より深い教養を身につけるために、通信教育や専門学校、カルチャースクールなどで学ぶのも良いでしょう。

♡教養を身につけることのメリット♡

幅のある考え方ができるようになれるため、仕事ぶりに創意工夫が生まれる
世の中の仕組みや相手の人柄などをよく見通せるようになる
自己を客観視する視野の広さが身につくことで、物事に対する判断がより的確になる
困難な仕事にも積極的に取り組むことができる
自分自身への反省を強めて、謙虚な態度が自然に身につく

秘書は知識を補いアンテナを広げる

仕事に役立つ知識を蓄えることは、職業人として当然のあり方です。自分に何が不足しているのかを自覚することは、大変に重要なポイントになります。

例えば、政治や経済の話題についていけないのなら新聞を読む、専門書をひもとくなどといった、前向きな姿勢も求められます。

また、秘書は経理の能力が問われるうえに、コンピューターの知識や英会話も備えるべき素養ととらわれることができます。

秘書の中途採用の場合

中途採用で秘書に就職する場合ですが、企業によって様々で即戦力として経験者のみ採用する場合もあれば、外部からの経験者採用をまったく行っていない場合もあります。

その場合のような企業では、受付や人事、経営企画など他の部署を担当してから、適正があると認められた人を秘書として配置転換することが一般的です。

経験者の場合は上記でお伝えしたように、紹介予定派遣などで応募された方が入社しやすいかと思います。

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秘書に求められる能力～上司の補佐役となる

①補佐役

上司は、企業という組織の中で大きな責任を負っているのものです。

上司が自らの業務を専念して、責任を円満に果たすことができるように、秘書は進んで影の力になる必要があります。

②上司の手を煩わせない

上司に指示されたら、その処理方法はできる限り自分で考えなければなりません。

また秘書の日常的な業務についてまで上司の指示を仰ぐようでは困ります。

③臨機応変に対処する

指示された仕事を的確にこなしていくためには、状況に応じて判断して、仕事の優先順位を考えて一度立てた手順を見直し、必要があれば組み直すなど、臨機応変に対処したいものです。

上司が興味もちそうな新聞記事は切り抜きと作ったり、情報を検索しやすいファイリングしたりしておくような気配りが大切
「今いちばん求められていること」を判断して、指示がなくても行動する自主性が求められる
指示された仕事が、組織の業務の中でどのような意味をもち、どのように流れていくのかをトータルに理解する視野の広さも必要です。

秘書になるには～まとめ～

いかがでしたでしょうか。

秘書のお仕事は、さまざまな職種、さまざまな嗜好をもつ人々と接する立場なので、直接仕事に結びつくこと以外でも、豊かな教養を身につけておくことも大切です。

秘書のお仕事に転職したい方、興味がある方、憧れている方などはこの機会に是非チャレンジしてみてはいかがでしょうか。

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