事務系人気職種のひとつである秘書のお仕事✨
一見華やかに見えますが、上司の身の回りの世話などを中心とした上司の仕事の補佐業務であり、上司や上司の仕事を理解して心配りができることや状況に応じて適切な処置ができる能力が問われます。
また上級秘書には、上司の指示を的確に実行するという初歩的な心得に加えて、指示内容をすばやく正確に処理することが大切です。
そこで今回は、秘書としての心構えや心得をご紹介しますので、是非参考にチェックしてくださいね♡
目次
秘書のお仕事の役割
会社や団体、機関などの組織体において、文書の取り扱いなど日常業務のほか、上司が本来の仕事をしやすくするために、補助的な仕事をするのが秘書の役割です。
秘書は、上司を補助して効率よく活動できるように、対人関係や情報処理業務の面からアシストしなければなりません。
つまり、秘書は上司にとって、“縁の下の力持ち”的な存在なのです。
秘書の主な業務内容
- ビジネス文書の作成・清書
- 電話や来客への応対
- 上司のスケジュール管理
- 資料整理・ファイリング
- 上司の人間関係をスムーズにする
- オフィス内の快適環境維持
秘書として求められる基本能力
♡心理研究家の能力♡
企業を取り巻く人間関係の心理を把握して、人・仕事・環境への適応を考えて、細かい気配りをすること。
♡政治家的および外交官的センス♡
人と人との間に立つ存在として、どのような相手とでも一応の話ができる豊な人間性と備えること。
♡調査と情報整理の能力♡
必要な資料は体系的にファイリングしておき、いつでも速やかに指示された情報を引き出せるようにしておくこと。
♡記憶力のよい文筆家であること♡
口頭での話の要点を押さえて聞き、かつそれを文章にすることができる。またビジネス文書が手際よく作成できる
♡上司の私設金融相談役であること♡
経営に関連する法律や、税務・金融についての基本的な知識をもっていること。
♡オフィス機器についての知識が豊か♡
複写機やパソコンなど、オフィス機器に関する知識があり、ITなど新しい技術も積極的に活用できること。
秘書のお仕事 | 心得＆心構え
秘書の自己管理の大切さ
♡健康管理の意識♡
秘書のお仕事をする上でもちろんのこと、社会人としてどの職種においても、しばしば体調を崩したり急に休んだりすると、上司にも同僚にも迷惑をかけます。
心身ともに健康を維持することが、職業人としての務めです。
♡時間を大切にする♡
会社での時間には費用がかかっており、仕事に手間取れば会社の費用負担が増えることになります。
迅速に処理するばかりでなく、どのくらい時間かかるのかを把握しておくことも大切です。
♡感情のセルフコントロール♡
仕事上では、自分の好みでつきあう人を選ぶことはできません。
たとえ苦手なタイプや気難しい相手であっても、柔軟に自分を合わせられる感情のコントロールが大切です。
♡金銭感覚♡
上司のお金を管理し、出納処理をすることもあります。
自信の給与を計画的に管理するなど、ふだんからお金にけじめをつける姿勢を養っておくべきでしょう。
秘書のお仕事 | 心得＆心構え～まとめ～
いかがでしたでしょうか。
秘書のお仕事をする上での心得として、常に冷静さを失わずに納得できなくても気持ちを飲み込んで処置にあたれる大きな人間性も求められます。
上司のよき助言者として、金融などの知識も身につけられる努力をしましょう。
またさまざまな処理業務が集中しやすい休み明けの月曜日や週末前の金曜日は、絶対に休まないという責任感も必要です。
自分のことは自分でできるのが社会人らしくあるための基本になりますので、自分自身をいかに管理するかという意識な心掛けが大切です。
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